Специфика печатей и штампов, используемых в организациях

Есть ли между печатями и штампами какие-то отличия? Как правильно заказать факсимиле? Эти вопросы актуальны, ведь в наше время сложно вести полноценную конкурентную борьбу, не имея собственной печати. Например, на сайте Copy.Spb.Ru можно посмотреть подробные инструкции по выбору модели штемпельной продукции.

Для того чтобы пользоваться в организации собственным клише, нужно пройти его официальную регистрацию, обратившись с письменной просьбой по установленной форме в ЕГДС, либо налоговую службу. Печать ставят в наши дни на тех документах, которые предназначены для подтверждения достоверности фактов, изложенных в тексте. Например, наличие печати позволяет подавать документ в финансовую организацию, рассчитывать на получение кредита. Также недействительны без фирменного штампа уставные документы организации, штатное расписание, уставы, разнообразные положения и приказы. Печатный оттиск ставят в тех ситуациях, когда важно заверить право должностного лица на расходование материальных средств. На сайте

http://copy.spb.ru/pechat_i_chtamp/dlya_organizacij/ продемонстрированы все случаи, предполагающие применение печати. Необходимо иметь представление о том, что оттиск печати позволяет говорить о юридической силе данного документа. Кроме того клише должно быть в ограниченном числе, храниться у ответственного должностного лица, применяться только в служебных целях.

Предполагается классификация на гербовые, вспомогательные, юридические виды всех печатей. Для государственных организаций характерно наличие гербового оттиска, подтверждающего принадлежность организации к государству, частные компании подобными печатями не располагают. Для коммерческих организаций нет четких норм относительно использования штемпельной продукции, пожалуй, исключение составляют АО и ООО, они в обязательном порядке должны владеть круглой печатью, зарегистрированной в налоговых органах. На подобных клише указывается полноценное название организации, ее фактический адрес, а также организационно-правовая форма, номер регистрации в государственном реестре, и контактные телефоны.

Помимо основной круглой формы, каждая частная компания имеет право заказывать и использовать вспомогательные (внутренние) штампы. Особенно это актуально для компаний, в которых существует большой документооборот, например, для строительного бизнеса.

Форма таких штампов может быть круглой, квадратной, треугольной, в зависимости от личных предпочтений руководителя предприятия. На таких дополнительных моделях могут быть сделаны специальные надписи, упрощающие работу делопроизводителя, например, «В дело», «Для копий», «Уволен», «Входящий номер». Ставится такой оттиск так, чтобы частично задеть подпись руководящего лица.

Архивные справки, рабочие акты на списание, материалы о выполнении работ, договора, отзывы, экспертные заключения, нормативы расхода, ходатайства, сметы расходов, соглашения, всегда заверяются основной печатью. Дополнительную же можно ставить на выписки из основных документов, копии документации, выдаваемые сотрудникам справки.